ERNI JULIA KOK

Call us: +62811340686

Kesuksesan seorang trainer menyampaikan materi yang—harus dikuasainya—tidak terlepas dari bagaimana ia menyusun program training. Karena selama ini saya sering diminta memberikan topik pelatihan practical leadership, supervisory/managerial, sales motivation, creative problem solving, public speaking, communication dan sebagainya  kepada management staffs organisasi perusahaan, saya merasakan betapa beruntungnya memiliki pengalaman managerial berpuluh-puluh tahun di berbagai perusahaan dan industri berbeda, sebab hal ini memudahkan saya menyusun program pelatihan yang sepenuhnya customized.

Tanpa pengalaman berkecimpung di korporasi barangkali saya hanya mampu membawakan materi orang lain yang isinya standar. Istilahnya, hanya bisa mengajarkan topik dan materi yang saya kuasai saja bukan yang dibutuhkan oleh peserta. Memimpin para peserta mencapai outcome training bukan sekedar menyelesaikannya tepat waktu. Hal ini  menuntut trainer untuk mengenali siapa pesertanya. Bagaimana membekali peserta dengan sikap dan panduan berpikir serta berperilaku agar mampu mengatasi persoalan-persoalan dalam organisasi yang dipengaruhi politik kantor dan birokrasi tentunya dibutuhkan pengetahuan dan pengalaman pribadi trainer.

Selain memperhatikan prinsip-prinsip desain suatu training, trainer harus memikirkan struktur aktivitas sehingga materi mudah disampaikan dan gampang diterima oleh peserta. Struktur aktivitas yang baik selain membuat suatu training menyenangkan (fun) juga membuka kesempatan bagi peserta untuk menghayati peran berbeda dari yang mereka lakoni sehari-harinya. Untuk membantu peserta senior lebih memahami dan menghargai para junior mereka dan sebaliknya dapat dilakukan dengan role plays. Untuk itu saya sering meminta para peserta melepaskan jabatannya secara simbolis. Saya menyediakan sebuah toples dan meminta masing-masing peserta mencemplungkan kartu namanya sebagai simbolisasi mereka “melepaskan” jabatan di kantor selama pelatihan. Dengan pendekatan ini saya mengondisikan atasan dapat melakoni posisi bawahan selama role play. Sedangkan kegiatan diskusi dan brainstroming dapat dilakukan sebagai langkah awal yang dapat diteruskan setelah kembali ke tempat kerja.

Pendekatan Neuro-Linguistic Programming (NLP)
Beberapa teknik dan model NLP dapat dimanfaatkan trainer misalnya State Management (bagaimana mengelola dan menjaga states yang tepat) sehingga dapat tetap bersemangat membawakan training sepanjang hari—bahkan maraton berhari-hari. Teknik-teknik hypnosis atau relaksasi juga akan sangat membantu proses pembelajaran peserta. Selain itu saya merasa sangat terbantukan dengan mengaplikasikan filosofi NLP Next Generation. Kecerdasan kognitif sangat mungkin diperkaya dengan kolaborasi kecerdasan somatik dan kecerdasan ‘medan’ atau field.

Saya pun tidak melupakan empat pilar utama NLP; sensory awareness, rapport, outcome thinking dan behavioral flexibility. Dengan menggabungkan semua teknik dan model yang sederhana pelatihan dapat didesain dan membuktikan NLP dapat diaplikasikan.

Belajar Dari Peserta

Seberapa pun banyak dan sejauh mana pun saya belajar, level kompetensi saya tidak akan meningkat jika saya tidak terus-menerus dan dari waktu ke waktu belajar dari para peserta. Belajar dari peserta bisa diperoleh langsung dari interaksi selama pelatihan berlangsung, dari mengobservasi reaksi peserta terhadap cara penyampaian dan materi yang diberikan. Walaupun sulit mengobservasi reaksi seluruh peserta, saya menggunakan pendekatan ‘sampling’ dengan mengutamakan sepertiga peserta yang paling aktif dan yang paling pasif.

Peserta yang aktif biasanya suka ceplas-ceplos sehingga saya bisa langsung tahu reaksinya. Sedangkan peserta yang pasif sebenarnya tidak pernah menyembunyikan reaksi mereka dan hal itu tercermin baik dari cara duduk maupun ekspresi wajah. Misalnya seorang peserta yang pendiam dan belajar dari mendengarkan akan menegakkan posisi tubuhnya justru pada ia merasa penjelasan saya sulit dipahami. Sebaliknya ia akan terlihat santai ketika menikmatinya. Bahkan ia menguap ketika merasa kurang tertarik atau ceramah saya terlalu panjang.

Menyinggung adanya peserta yang menguap saya punya pengalaman yang cukup menegangkan di awal karir saya sebagai trainer profesional. Saya menjadi tegang setiap kali seorang peserta menguap. Saya berpikir: “Gawat! Mereka bosan dengan ceramah saya! Bagaimana nih?” Dan saya mulai agak gugup, apalagi bila di saat bersamaan ada peserta cerewet mulai merebut panggung saya dengan komentar-komentar yang tidak relevan. Akibatnya saya menjadi terlalu berlebihan menilai situasi seperti itu sebagai kegagalan.

Namun setelah saya membaca banyak buku dan berbicara dengan banyak trainer top dunia, saya menyadari bahwa orang menguap tidak selalu dapat dijadikan indikator kesuksesan delivery seorang trainer. Seperti saya katakan di atas, kemungkinan apa yang saya sampaikan tidak menarik berhubung sudah diketahui sebelumnya. Selain itu, bila peserta tersebut mengalami kelelahan fisik sehari sebelumnya atau kurang tidur malam sebelumnya, maka menguap tidak dapat dijadikan tanda penjelasan kita tidak menarik. Konsentrasi rata-rata orang juga hanya 7 plus minus 2 menit, artinya ia hanya dapat mengikuti dengan pikiran sadarnya selama 7 menit paling lama 9 menit atau sebaliknya hanya mampu bertahan selama 5 menit. Setelah itu pikiran terhanyut ke hal-hal lain atau melamun yang pada akhirnya menurunkan aktivitas sel-sel neuron sehingga otak cenderung beristirahat dan orang tersebut mengantuk. Pemahaman ini membantu saya untuk lebih tepat memaknai the presupposition of NLP “There is no failure but only feedback.”

Umpan balik yang diperoleh tentu saja harus segera ditindaklanjuti. Untuk itu, saya dapat melemparkan pertanyaan kepada peserta yang menguap dan ketika istirahat saya memintanya bertukar tempat duduk. Dengan kepercayaan diri dan penguasaan materi yang meningkat, saya bahkan menggunakan kekuasaan saya sebagai “guru”, sambil memanfaatkan komentar-komentar tidak relevan peserta “aktif” saya akan berkata: “Oya, baiklah, sebelum saya menanggapi komentar-komentar ini, saya ingin mendengar dulu pendapat bapak A (peserta yang mengantuk).” Tentu saja A gelagapan sebab ia tidak mendengar apa yang dikatakan peserta “aktif” tadi dan listrik di dalam otaknya kembali berpijar. Saya sendiri pun mendapatkan manfaat dari pengalihan perhatian ini, sebab bisa saja saya telah melantur dalam ceramah dan sudah saatnya berganti strategi.

Selain umpan balik langsung, tentunya mengumpulkan evaluasi pada akhir pelatihan sangat umum dilakukan dan cukup bermanfaat sebagai sumber positive feedback. Setiap kali selesai melaksanakan pelatihan saya harus memastikan outcome yang diset di awal training tercapai. Selain itu saya harus tahu apakah peserta menyukainya dan apa yang disukai dan apa yang tidak disukainya.

Salah-satu metode mengumpulkan pendapat peserta dari suatu training biasanya saya mengadaptasi Kirkpatrick’s Four Levels of Training Evaluation setelah disesuaikan dengan natur dari training dan trainees. Metode ini cukup efektif dan mudah diterapkan, namun keterbatasan waktu dan juga latar-belakang peserta bisa menimbulkan deviasi yang cukup signifikan. Karena itu saya selalu hubungkan evaluasi tertulis ini dengan hasil observasi selama training.

Beberapa contoh di bawah ini saya kutip dari training Applicable NLP~Practical Leadership Skills yang saya sajikan untuk sebuah perusahaan. Menurut observasi saya, reaksi peserta sangat positif dan partisipatif.

Contoh pertama:

Peserta adalah seorang manager senior yang sudah bekerja lebih dari 20 tahun di perusahaan. Selama mengikuti pelatihan dua hari ini, peserta menunjukkan sikap koorperatif, serius belajar dan berpartisipasi dengan sangat baik. Peserta termasuk yang saya kategorikan sebagai terbuka, namun masukannya selalu simpatik meskipun tujuannya menyampaikan hal-hal yang tidak disukainya.

Diminta memberikan masukan apa yang disukai dari training ini? Peserta menuliskan: [Bisa mempelajari sifat diri sendiri, menilai dan memimpin orang lain agar bisa berubah dan dapat mengemong pikiran negatif sehingga menjadi positif. ]

Diminta memberikan masukan apa yang dilakukan dengan baik oleh trainer, peserta menuliskan: [Memberikan contoh-contoh dalam pengalaman sebagai leader dan penyampaian yang simpel sehingga dapat diserap oleh trainee.]

Dan apa sarannya supaya lebih baik lagi? Peserta memberikan saran: [Memberikan positif feedback setelah trainer menjawab pertanyaan.]

Peserta ini mengaku sangat menyukai—ia melingkari angka 5 untuk skala 1 s/d 5. Jadi antara kuisioner dan esai sudah kongruen. Namun saya agak bingung dengan saran yang diberikannya. Dan hal ini terjadi karena seperti yang saya singgung di atas—keterbatasan waktu, jadinya tergesa-gesa. Apakah yang dimaksud adalah “memberikan kesempatan kepada peserta untuk memberikan feedback setelah penyampaian materi atau pertanyaan.”? Jika tebakan saya benar, saya sangat setuju dengan saran ini. Jika saran ini sangat penting, saya tidak akan menebak-nebak, tetapi saya akan bertanya melalui email atau telepon.

Contoh kedua:

Peserta adalah seorang manager senior dan sedang di puncak karir serta sangat percaya diri. Observasi saya selama training berlangsung terhadap peserta ini, saya berpersepsi bahwa ia merasa tidak membutuhkan pelatihan seperti ini. Ia tidak banyak bertanya, namun selalu mengikuti setiap sesi dengan baik. Pada bagian kuisioner ia melingkar angka 4 dari skala 1 s/d 5 untuk kelima-lima pertanyaan yang diajukan. Konklusinya adalah ia menikmati dan menyukai training ini. Ia merasa materi training dapat diaplikasikan di tempat kerja. Tentu saja, ia “harus” mengakui bahwa penyampaian materi mudah diikuti—sebab ia bersikap seolah-olah ia paling cerdas di antara teman-teman sekelasnya. Nah, lalu apa yang dituliskannya pada bagian esai membuktikan hasil observasi saya.

Apa yang Anda sukai dari training ini? Jawabannya singkat: Mudah dimengerti.

Apa yang dilakukan trainer dengan baik? Jawabannya singkat: Penjelasannya.

Saran Anda untuk lebih baik lagi? Jawabannya: Lebih banyak role play.

Saya memperhatikan beberapa hal, misalnya peserta ini menulis dengan huruf kapital semua dan untuk saran lebih banyak role play boleh saja menunjukkan bahwa ia sebenarnya tidak suka mendengar ceramah panjang lebar yang saya berikan. Sebagai trainer saya harus mengantisipasi adanya peserta yang merasa demikian. Namun, saya tidak dapat mencegahnya sebab penjelasan yang tidak dibutuhkan minoritas peserta justru dibutuhkan sebagian besar peserta. Bagaimana pun saya belajar banyak dari evaluasi yang diberikan peserta ini. Untuk training berikutnya, saya dapat membingkai pada awal training hal-hal yang perlu saya antisipasi.

Contoh ketiga:

Penting bagi saya untuk mendapatkan indikasi bahwa outcome yang saya sebagai trainer inginkan tercapai. Untuk itu saya memilih beberapa evaluasi dari peserta yang selama training berlangsung menunjukkan keseriusan belajar, penuh perhatian, mengajukan pertanyaan yang cerdas dan relavan dengan materi serta melaksanakan setiap aktivitas di kelas dengan baik. Di samping itu mereka menunjukkan independensi terhadap penilaian atasan dan karena itu menikmati pelatihan tanpa berpura-pura.

Dan yang berikut ini yang saya dapatkan:

Apa yang Anda sukai dari training ini?

A: Games dan role play yang bersifat santai dan sesuai dengan apa yang sering dihadapi sehari-hari.

B menuliskan yang berikut ini dengan tanda (-):

  • Komunikasi dua arah, sangat interaktif;
  • Penyampaian materi yang mudah diterima oleh peserta.
  • Dapat diaplikasikan dengan mudah di tempat kerja.
  • Trainer sangat bersahabat dengan peserta.

Lebih dari saran yang diberikan A, saya mendapati saran B sangat sinkron dengan jawaban di atas. Sekali lagi dengan tanda bullet (-) ia menulis:

  • Waktu ditambah.
  • Ada konsultasi empat mata dengan trainer.

C: Saya suka training ini karena adanya kegiatan yang langsung dipraktekkan, sehingga sangat mudah dipahami. Sedangkan tentang apa yang menurut C dilakukan dengan baik peserta ini menjawab:

  • Mengapresiasi segala pendapat dan pandangan peserta training.
  • Merangkul seluruh peserta.
  • Mempraktikkan isi makalah yang dijelaskan sebelumnya.

Saya juga sangat menghargai saran yang diberikan C bahwa sebaiknya saya memberikan semacam konsultasi agar dapat ditindaklanjuti. Sebenarnya ini adalah saran yang sangat penting, mengingat pelatihan soft skill sering dituduh tidak berguna disebabkan tidak ada standar operation procedur (SOP) untuk pengaplikasiannya, dan jika sudah diaplikasikan pun masih sulit memantau hasilnya. Jadi jika diberikan semacam pedoman pengaplikasikan—walaupun sangat sulit—kemungkinan dapat menjawab sebagian besar tantangan ini.